§ 1 · Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Florian Weise (FloW Software, Rosenstraße 11, 29439 Lüchow) als Anbieter von DokuHilfe und seinen gewerblichen Auftraggebern. DokuHilfe richtet sich ausschließlich an Unternehmer (§ 14 BGB) und juristische Personen. Verbraucher-Verträge sind nicht vorgesehen.
§ 2 · Vertragsschluss
Der Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots in Textform (E-Mail) oder durch die Aktivierung eines Pilot-Zugangs (Trial-Registrierung über doku-hilfe.de) zustande. Mit Aktivierung erkennt der Auftraggeber diese AGB an.
§ 3 · Pilot-Phase
Vor dem regulären Bezug besteht die Möglichkeit einer 7-tägigen Pilot-/Testphase ohne Kostenpflicht und ohne Hinterlegung von Zahlungsdaten. Während dieser Phase kann der Auftraggeber DokuHilfe ohne Bindung evaluieren.
§ 4 · Leistungsumfang
Der Anbieter stellt DokuHilfe als Software-as-a-Service (SaaS) zur KI-gestützten Erstellung von Pflichtdokumentation für Pflege, Eingliederungshilfe und Sozialarbeit bereit. Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils im Tarif vereinbarten Plan-Stufe (Solo, Starter, Professional, Enterprise) und der zum Vertragsschluss veröffentlichten Produktbeschreibung auf doku-hilfe.de.
§ 5 · Vergütung
Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Plan und wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt. Der Anbieter nutzt im Erstjahr die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG — alle Preise verstehen sich brutto, eine Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen. Sobald die Umsatzschwelle nach § 19 UStG überschritten wird, kommt die Umsatzsteuer hinzu.
§ 6 · Verfügbarkeit, SLA
Der Anbieter stellt eine angestrebte Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel bereit (geplante Wartungsfenster ausgenommen). Eine garantierte Service-Level-Vereinbarung wird mit dem Auftraggeber individuell vereinbart, sofern erforderlich. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt und vorab angekündigt.
§ 7 · Datenschutz, AVV
Werden im Rahmen der Leistung personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeitet — was bei DokuHilfe regelmäßig der Fall ist (Pflege-/Gesundheitsdaten, Klient:innen-Daten) —, wird zwischen den Parteien zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.
Eingesetzte KI-Dienstleister: Alleiniger Cloud-KI-Anbieter ist Mistral AI SAS (Paris, Frankreich, EU-intern) — für Textgenerierung, Bildanalyse und Sprache-zu-Text. Eine interne Qualitätskontrolle bewertet die Ergebnisse zu Beobachtungszwecken, ohne sie an Dritte weiterzugeben. Optional kann die Verarbeitung auch vollständig lokal auf Hardware in Deutschland erfolgen (Routing-Modus „dsgvo_strict"). Eine Übermittlung an Anbieter außerhalb der EU findet nicht statt. Die Auswahl des Routing-Modus wird ausschließlich durch den Anbieter konfiguriert und ist in der jeweils gültigen Fassung des AVV (§ 6) dokumentiert.
Zahlungsabwicklung: Die kostenlose Testphase erfordert keine Zahlungsdaten. Für kostenpflichtige Abonnements erfolgt die Zahlungsabwicklung über Mollie B.V. (Niederlande, EU); Zahlungsmitteldaten werden ausschließlich bei Mollie verarbeitet. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.
§ 8 · Geistiges Eigentum, Datenexport, Werkverträge
(1) Daten des Auftraggebers — Doku-Einträge, Stammdaten, Konten und vergleichbare nutzerseitig eingegebene Inhalte — verbleiben jederzeit im Eigentum des Auftraggebers. Sie werden auf Wunsch in einem branchenüblichen, maschinenlesbaren Format (CSV, JSON oder PDF) zur Verfügung gestellt. Dieser Anspruch besteht während der Vertragslaufzeit und nach Vertragsende; er folgt insbesondere aus Art. 20 DSGVO.
(2) Software, Module, Funktionen und Anpassungen, die der Anbieter im Rahmen der vertraglichen Leistung entwickelt — auch wenn die Entwicklung auf Wunsch oder mit Mitwirkung des Auftraggebers erfolgt —, verbleiben im Eigentum des Anbieters. Sie können vom Anbieter in das Produkt aufgenommen und auch anderen Kunden zur Verfügung gestellt werden. Der Auftraggeber erhält für die Vertragslaufzeit eine einfache, nicht-übertragbare, nicht-ausschließliche Nutzungslizenz.
(3) Eigenständige Software-Lösungen mit Übertragung von Nutzungs- oder Verwertungsrechten an einem nur dem Auftraggeber zustehenden Code-Stand bedürfen einer gesonderten Vereinbarung in Form eines Werkvertrags mit Festpreis. In diesem Fall erfolgt die Übertragung der Rechte gemäß den dort getroffenen Regelungen; sie ist nicht Bestandteil des laufenden SaaS-Abos.
(4) Zur Verständlichkeit fasst die folgende Übersicht die Regelung zusammen — rechtlich verbindlich sind die vorstehenden Absätze (1) bis (3):
| Gegenstand | Wem gehört es | Grundlage |
|---|---|---|
| Daten des Auftraggebers (Doku-Einträge, Stammdaten, Konten) | Auftraggeber, Export jederzeit auf Wunsch | Art. 20 DSGVO, § 8 (1) |
| Software, Module, Anpassungen aus dem SaaS-Vertrag | Anbieter, Nutzungslizenz für die Vertragslaufzeit | § 8 (2) |
| Custom-Module auf Wunsch des Auftraggebers (im SaaS-Rahmen) | Anbieter, gehen ins Produkt ein, andere Kunden profitieren mit | § 8 (2) |
| Eigene IP-Lösung mit Übertragung von Verwertungsrechten | Auftraggeber, separater Werkvertrag mit Festpreis | § 8 (3) |
§ 9 · Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Im Übrigen haftet der Anbieter nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit; bei einfacher Fahrlässigkeit nur für Verletzungen wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen vorhersehbaren Schaden. Eine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Datenverlust aufgrund fehlender Sicherungen auf Auftraggeber-Seite ist ausgeschlossen.
§ 10 · Kündigung
Der Vertrag kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden, sofern keine längere Laufzeit individuell vereinbart wurde. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Bei Kündigung erhält der Auftraggeber auf Wunsch einen Export seiner Daten gemäß § 8 (1).
§ 11 · Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für Kaufleute ist der Sitz des Anbieters. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.